sistemas de registro y clasificación de documentos

Se pueden identificar por ejemplo por un número, si fuese una factura, y el tiempo de conservación puede ser de 5 años por cuestiones legales.saludos.Ignacio, Hola, tengo una duda con la diferencia entre archivo, almacenamiento y disposición de registros, gracias, hola, para mí es lo mismo pero la norma te da la posibilidad de que identifiques tres estados de archivo de los registros a lo largo de su vida. O pueden estar cada uno de ellos en el departamento correspondiente siguiendo cada uno de ellos diferentes nomenclaturas (por ejemplo: unos guardados por fecha...)? Matricularse en el curso. !Podría por favor orientarme en cuanto a recuperación de los registros, como evidenciar que cumplo con este requisito? Francia Robles. CLASES Y SISTEMAS DE REGISTRO Los campos obligatorios están marcados con *. Sistemas de registro y clasificación de documentos Existen múltiples maneras de registrar y clasificar los documentos, cada una de ellas puede ser conveniente para ordenar archivos que se utilizan con diferentes objetivos por los distintos tipos de actividades. Hola Ignacio,Si la mayoría de nuestros registros ya no los estamos firmandos porque ya no los imprimimos, los mandamos por correo electrónico, entiendo podríamos tener una no conformidad durante nuestra siguiente auditoría, ¿qué me recomiendas? 6.1. Clasificación De Los Sistemas De Registros De Mercancías En todo negocio, el registro de operaciones de mercancías es uno de los más importantes, ya que de tal registro depende la exactitud de la utilidad o pérdida en ventas. Esta revisión para comprobar que la documentación es adecuada no tiene porqué estar asociado a un cambio en el número de la revisión de la documentación, este cambio es un requisito interno que podría establecer la propia organización.Saludos,Ignacio. FLUJOGRAMAS 1.1. Si realizo cambios en los formatos y documentos ¿Es necesario llevar un historial de cambios en mis formatos y documentos? A la hora de gestionar . hola,si en una auditoría el auditor encuentra documentos incompletos y esto significa que no se han cumplido los requisitos de la norma de referencia o los requisitos establecidos por la organización en la documentación del sistema, sí, es una no conformidad. Hola! Cuéntanoslo. En el entorno de ISO 9001 no hay diferencias al respecto, las diferencias dependerán de las necesidades de la propia organización para controlar y mantener los registros generados.En resumen, que la diferenciación puede ser útil y un aspecto positivo para vuestro sistema pero que en ningún caso es exigido por ISO 9001.Saludos,Ignacio. Sistemas de registro y clasificación de documentos Los documentos entran y salen del archivo a través de un registro en el que se anotan todos los que han sido archivados. Si eres el auditor interno y auditas el sistema tendrás que pedir todos los registros que den cumplimiento a todos los requisitos de la norma de referencia y a los procedimientos de la organización.saludos,Ignacio. En el siguiente vídeo se presenta un resumen de los requisitos relacionados con el. Si eres auditor lo normal es que alguna vez hayas estado al otro lado de la mesa, por lo tanto tienes que pensar que algún documento está modificado o que alguna fecha no es la correcta.¿De qué actividad y de qué registros estamos hablando? Los documentos se clasifican acorde a la fecha de su creación, siendo en consecuencia este el criterio generalizado para su clasificación y organización en los archivos empresariales. saludos. gracias, hola, Angi,utilizar la norma ISO 10013 te puede ayudar. Te agradezco me colabores. Muchas gracias por su participación, su consulta sobre la gestión de calidad y ambiental será respondida lo antes posible. Buenos días, estoy actualmente gestionando el SGC en una empresa, pero quisiera saber cual es la diferencia entre un control de registros y la lista maestra, cuál se hace primero, Les agradezco quien me pueda orientar. hola, Johana,no entiendo muy bien la duda, para poder controlar los registros, es decir saber cuales tienes, dónde se archivan, el responsable, etc..es necesario que los tengas listados y que en este listado maestro indiques esta información. Muchas gracias por tu colaboración, hola,esa posiblidad de modificar los documentos existe siempre. : 28823, Coslada, Madrid, Controla el gasto de la gestión de la información, Del papel al ordenador... nos encargamos de todo, Almacena y recupera documentos de forma instantánea, Automatiza flujos y procesos documentales, Transforma y distribuye documentos de forma sencilla, Clasificación AENOR para sistemas de clasificación de documentos, Qué es una memoria de sostenibilidad y cómo hacerla, Cómo digitalizar correctamente las facturas de tu empresa en 10 claves (2020), Cómo hacer un mapa de procesos de una empresa: ejemplos prácticos. BUENAS TARDES Nacho Mi consulta cual seria la opción mas correcta a la hora de corregir errores o enmiendas en formularios, Buenos días, la pregunta es muy general ya que la respuesta dependerá del tipo de empres y del tipo de formulario y de datos modificados.La opción más segura sería, para los formularios rellenos a mano, realizar la corrección y firmar y fechar al lado de la misma.Si son registros informáticos sería bueno que el sistema registrase los responsables y fechas de cualquier edición de los mismos.saludos,Ignacio, Muy buenos dias tengo una duda, es obligatorio que todos los documentos esten firmados en su aprobación o con que aparezca quien los aprobo es suficiente en nombre o cargo, Buenas tardes,la necesidad de la firma dependerá de la criticidad del registro y la tarea en cuestión.Desde mi punto de vista la necesidad de la firma es una costumbre que se va perdiendo con el paso de las años, si bien hay documentos como los contratos o informes médicos en los que es un requisito imprescindible.saludos,Ignacio. La codificación de los formatos es una herramienta para controlar los formatos y registros, si algún formato no está codificado y esto no genera ningún descontrol no habría problema.saludos,Ignacio, buenas tardes ..quisiera preguntarle, Que criterio se debe usar para determinar el tiempo de retención de los documentos y registros?...Gracias, Buenos días, Jorge:Hay que tener en cuenta el posible uso y valor para la organización y la necesidad del auditor de poder requerir registros anteriores para evidenciar actividades. Buenas tardes!Actualmente tenemos un cliente certificado también que nos "obliga" al llenado de sus registros, mismos que tienen prácticamente total correspondencia con nuestros formatos ya que ambos estamos certificados en la misma norma (En nuestro caso como sistema integral de gestión, en el caso de mi cliente la OHSAS 18001..)Mi pregunta es: puedo mantener el registro solicitado por el cliente (en copia) y que éste me sirva para evidenciar la aplicación de mi sistema?En caso afirmativo, cómo debo documentar esa flexibilidad en mis procedimientos y manual del SIG?.. Flujogramas en la representación de procedimientos y procesos. clasificaciÓn y caracterÍsticas de los documentos administrativos emitidos por la Si no haces nada hay que ser también muy exigente para que te coloquen una no conformidad.TEndrás que ver formato a formato la importancia de la aprobación, quiero decir que no en todos los formatos la importancia de la firma es la misma, lo digo porque si la evidencia de la revisión es un correo electrónico este correo pasa a ser también un registro o evidencia y el sistema se puede convertir en un verdadero engorro.Saludos,Ignacio. Organizar un archivo implica: Disponer de un espacio físico donde guardar lo que se confía en almacenar; Establecer por escrito todos los tipos de documentos, simples y compuestos, que recibe y emite una organización . Muchas certificadoras solicitan este listado para aportarlo a la documentación de la auditoría, así que mejor tener el listado, tampoco cuesta tanto.Saludos,Ignacio, Buen día Ignacio,Tengo unas pequeñas dudas y espero puedas ayudarme a resolverlas:1) En la empresa en la que trabajo, en nuestro procedimiento para control de documentos, se menciona que cuando existe algún cambio en la documentación se pasa una lista de asistencia para confirmar que las personas involucradas están enteradas, eso ya no lo hacemos, ya que buscamos imprimir lo menos posible, por lo que enviamos un correo electrónico informando los cambios, ¿sería válido ponerlo así en nuestro procedimiento?2) Como mencionaba en el punto anterior, imprimimos lo menos posible, por lo que en la mayoría de los registros en los que se requiere firma no lo estamos haciendo, y de hecho en nuestra última auditoría nos hicieron esa observación, prácticamente todo lo mandamos por correo electrónico, ¿crees que sea viable quitar el espacio para la firma y especificar en el procedimiento que el correo sirve como respaldo para hacer válido el registro? Ahora estoy con la ISO 9001 y me ha surgido la siguiente duda:es obligatorio saber cual es el registro mas consultado?Muchas gracias, saludos, Buenas tardes: no, la norma no dice nada al respecto y no sé que puede aportar a una mayor gestión de la empresa.saludos,Ignacio. En la norma en vigor se ha englobado el control de los registros en el apartado 7.5 Información documentada y, además, la necesidad de disponer de "registros", citada en cada uno de los apartados, pasa a redactarse . Si son controlables, puedo almacenarlos digitalmente con su debida codificación3. Todos hemos ordenado alguna vez nuestros documentos en base a criterios básicos, como: la cronología, el orden alfabético, el tamaño o el sistema decimal. Versión: 01 GIT-G-01 GUIA PARA LA CALIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN 2015/11/XX Páginas: 3 de 22 Este es un documento controlado; una vez se descargue o se imprima se considera NO CONTROLADO. 1. Es esto viable a la luz de la norma? hola, Julie.Si pones tiempo "mínimo" de retención supongo que mientras superes este tiempo luego puedes hacer con los registros lo que quieras. Clasificación funcional: Se tienen en cuenta las funciones de la entidad que genera los documentos. y cuanto es el tiempo de almacenamiento? Es necesario que en la lista maestra de documentos mencione las copias que existen o con detallar el área donde se encuentran es suficiente?Muchas gracias por su tiempo.Saludos, Buenas tardes,1. Saludos,Tengo una duda con relación a la lista maestra de documentos y al listado de control de registro. Estimado Ignacio Existe algún requisito sobre la frecuencia de revisión de los documentos del sistema. Para ser más específico: Dicha norma menciona en su requisito 4.3 de control de documentos, que se debe establecer un TIEMPO DE CONSERVACIÓN y PERIODO DE ALMACENAMIENTO para los registros. Cómo podemos describir esta actividad para que quede claro en el procedimiento? ¿? Tu dirección de correo electrónico no será publicada. En algúnos documentos en la lista maestra, tiene "Vigente" en Ubicación (conservación), entiendo esto como actual, es esto correcto, o de que otra forma se puede identificar, otros dice 1 año y así sucesivamente.2. Estos cambios se identificarán por la fecha de realización y no por el índice de revisión del impreso que continuará igual.saludosIgnacio. Muchas gracias por todo, buenos días:1. Quisiera saber la diferencia entre dos términos que se emplean en la gestión documentaria del Sistema de Gestión de la Calidad:- Tiempo de conservación de los registros.- Periodo de almacenamiento de los registros.Le agradezco de antemano su interés por la Gestión de la Calidad. David tiene 13 empleos en su perfil. A cada uno de sus grupos se le asigna un número del 0 al 9. Hoy en estos tiempos, los sistemas contables nos hacen ver, con mayor facilidad y flexibilidad información financiera más compleja y detallada. 15 horas Unidad 2: Utilización y optimización de sistemas gracias, Buenos días, no, no es obligatorio tener todos los formatos codificados. Hola, tengo una pregunta soy una estudiante de preparatoria y llevo la materia inspección de la calidad de los materiales y estoy en el tema de registros de inspecciónuna pregunta que nos dejo la maestra fue esta¿Quiénes pueden tener acceso a los registros, o quienes son las personas involucradas en este proceso (registros de inspección)? necesito orientacion. ¿Cuál sería el procedimiento a seguir, cuando el registro es electrónico y se presenta un error?Quedo a la espera de tú apoyo.Gracias¡¡¡, Buenos días,no tiene mucha importancia, podrías crear un nuevo registro con otra fecha y que indique el motivo de la modificación.saludos,Ignacio. La norma no dice nada al respecto. Establecer por escrito todos los tipos de documentos, simples y compuestos, que recibe y emite una organización. En principio no me parece relevante que los excel puedan ser modificados, casi como cualquier registro.Se me ocurre que finalizada la jornada el archivo excel se envíe a otra persona que le ponga una contraseña y no permita modificar los cambios, me cuesta mucho encontrar un ejemplo en el que esto sirva para algo.saludos,Ignacio, Buena tarde,Te explico mi preocupacion, que el auditor pueda decir que la informacion se pueda adulterar para que sea congruente en una auditoria, y como es posible modificarla no vaya a ser informacion confiable en la cual se pueda basar medidas de accion y demas requisitos de la norma. Sistemas de registro y clasificación de documentos. De esta manera se puede tener una mejor comprensión de . Buen día:¿Qué tiendes por disponer? por lo que surgió la siguiente duda ¿Este tipo de documentación se anexa en la tabla de registros externos o en la de documentos?, ¿Cómo podré diferenciar la documentación de cada lista? grupo c2 tema 9 los documentos administrativos: concepto, funciones y caracterÍsticas. Todos hemos ordenado alguna vez nuestros documentos en base a criterios básicos, como: la cronología, el orden alfabético, el tamaño o el sistema decimal. En cada uno de mis procedimientos al final hay una tabla de registros en la que para cada registro (valga la redundancia) indico: Identificación, clasificación (fecha; nombre u otro), acceso (ubicación y custodio), archivo (si es físico o electrónico), Tiempo de retención (activo, inactivo y muerto)y disposición final. Realizando la búsqueda en google "PRocedimiento de control de documentación y registros" podrás encontrar ejemplos que te pueden ayudar, por ejemplo: http://www.uaslp.mx/Spanish/Administracion/DGC/SICAL/Dependencias%20del%20Sical/Direccion-Institucional-de-Gestion-de-Calidad/Documents/DIG-GEC-PRC-01.pdfsaludos,@IgnacioHederawww.facebook.com/ignacio.hederaconsultores. Otra cuestión es que estén numerados y sean identificados y diferenciados por un número de albarán, una fecha y un destinatario.saludos,Ignacio, HolaEntiendo lo que menciono en cuanto a la identificación de registros, pero tengo una duda. Ve el perfil de David Dionisio Gómez en LinkedIn, la mayor red profesional del mundo. Tanto la ordenación como la clasificación pueden realizarse con un gestor documental, centralizando las tareas y todo el proceso. Estos registros auxiliares no los tenemos formalizados porque engordarían nuestro SGC y no son obligatorios en todos los proyectos pero existen ¿cómo deben manejarse? SISTEMAS DE ARCHIVO Y CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS (UF0347) por DGF Formación 1. Gracias. Clasificación de los sistemas de registros de mercancías. Por aquí creo que deberían hacerse los esfuerzos y no en disponer de un sistema complejo de control de versiones.Verifica que este control de versiones cumple con los requisitos de la norma y ya está, en un principio no habría problema.saludos,Ignacio. Otra cuestión se refiere a si tengo que darle un código interno como indicaría el procedimiento de control de documentos. que deben adaptarse a la legislación existente al respecto. EstimadoEn la Empresa donde trabajo tenemos los registros tanto en papel como protegidos de manera informática.Quisiera saber si es factible conservar por tres años solo los documentos de manera informática y no así en papel (solo dejar físicamente el que esta en uso).Desde ya muchas gracias. Te comento que al ver que el último post es de diciembre de 2016 me inquieta el hecho de pensar que continúes activo...ojalá puedas leerme.Bien. Buenos días,Mi pregunta es en cuanto al manejo de los registros en las Tablas de Retención Documental, se puede incluir todos los registros dentro de esta tabla, teniendo en cuenta que la TRD maneja series documentales y no registros. saludos,Ignacio. En la norma ISO 9001:2015 ya no se encuentra un epígrafe particular para el control de registros e, incluso, se ha eliminado el termino "registro" de todo el texto de la norma. Tenemos Ayudas visuales y estas tiene un formato llamado AVI-01, sin embargo, todas son distintas son detalles del producto necesarios a confirmar por operadores o inspectores, Ya que todos tienen el mismo formato tenemos una Lista Maestra de Ayudas visuales y en esta se identifican por el titulo, quien elaboró, quien aprobó y la fecha. Sistemas de Archivo y Clasificación de Documentos. Buenos días:La norma ISO 9001 no dice nada al respecto por lo que las personas que puedan acceder y están involucradas en el proceso tendrá que ser una decisión de cada organización. 7 sistemas habituales de ordenación y clasificación de documentos. Me faltan datos para saber cuál es tu problema. Ve el perfil completo en LinkedIn y descubre los contactos y empleos de Nani en empresas similares. De igual manera, gracias por la atención a mi consulta. Nani tiene 9 empleos en su perfil. Sistemas de registro y clasificación de documentos la clasificación puede llevarse a cabo según diversos criterios, que dan lugar a diferentes sistemas: alfabético, numérico, alfanumérico, temático, geográfico, cronológico y otros. METODOLOGÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DOCUMENTAL ISO 9000 Aportado por: Zulem Pérez Rodríguez Licenciada en Química. Hola, quería saber si los certificados de participación de capacitaciones de cada uno de los miembros de un departamento se deben incluir y codificar en un sistema de gestión? La gestión documental en la empresa es uno de los puntos clave de la organización. ¿Cuál es la diferencia entre un registro electronico y uno digital?mi duda surge porque estamos migrando a la tecnología un muchos registros se llenan directo en la computadora….esto sería un registro Electronico. Las 6 Técnicas de Registro de Información Más Destacadas. Información para obtener el certificado ISO 9001 de gestión de la calidad y el certificado ISO 14001 de gestión ambiental. utilizo la norma iso 10013¿ ? Dirigido al área de Administración y Gestión de Recursos Humanos de empresas públicas o privadas, asesorías laborales y gestorías. Buenas tardes,¿Cual es la diferencia entre un documento controlado y un documento no controlado? ; segunda pregunta ¿Cuando hablas de fijar un periodo de retención de por lo menos 3 años, te refieres en el activo o puede entenderse como tres (3) años entre activo, inactivo y muerto.Gracias Nacho, Buenos días, Jennifer:Sí, es la misma información que tienes en el procedimiento. "no conformidad") o externos (creados por otra organización, p.ej "Factura de proveedor".- Según control: codificados y con formato (p.ej R1-P-02 No conformidad) o sin codificar y sin formato ("Informe de revisión del sistema).Estas clasificaciones dependen del autor y no tienen ninguna validez respecto a las normas, ya que en las mismas el término registro ha prácticamente desaparecido.saludos,Ignacio. En la empresa se asume que un formato después de diligenciado es un registro, pero mi pregunta es, después de diligenciado el formato, como lo puedo identificar en el listado maestro de documentos como registro si son demasiados registros por ejemplo de una sola actividad. 6. HOla, trabajo en un empresa de seguros y el área contable tiene formularios que son elaborados por temas de regulación, estos formularios sería registros??? También pueden existir criterios definidos por la legislación de protección de datos personales.2. CUESTIONARIO UF 0987_3 SISTEMAS DE REGISTRO Y CLASIFICACION DE DOCUMENTOS Y MANTENIMIENTO 3 Organizar un archivo implica: Disponer de un espacio físico donde guardar lo que se confía en almacenar Establecer por escrito todos los tipos de documentos, simples y compuestos, que recibe y emite una organización Disponer de recursos públicos donde guardar lo que… Ficha técnica del Curso Gratis. En efecto, tanto los documentos físicos como digitales, son organizados acorde a la fecha de su creación, desde el aspecto físico, se suele colocar la fecha a la vista de modo tal que sea fácil su detección por la vista. Tengo un cliente que me hizo la observación que debería ser cada año aunque no tenga cambios el procedimiento; indicar revisión sin cambios. o en su caso es guardar los formatos contestados electonicamente? CLASES Y SISTEMAS DE REGISTRO Muchas gracias, Hola, no entiendo bien porque primero hablan de evidencias que debes realizar si fueras auditor y luego de documentos que debes exigir.Si eres auditor externo o de certificación y vas a auditar el apartado de auditorías internas lo normal es que solicites un plan de auditorías, un informe de auditoría y las evidencias de la cualificación del auditor. No entiendo muy bien la situación porque no dispongo de la lista maestra y porque cada empresa se organiza de una forma diferente. Nacho buenos días y gracias por tu respuesta,Sin embargo también tengo duda en lo siguiente, si la base de datos se usa para hacer seguimiento del trámite de la solicitud, y en auditoría me solicitan que muestre como realizó el seguimiento, podría mostrar esta base de datos sin estar codificada como un registro del sistema? Buenas tardes:si tienes un campo de firma y ya no firmas lo más cómodo es que cambies la "FIRMA" por el "NOMBRE DEL RESPONSABLE" y ya está. Hola, quería haceros una pregunta, actualmente utilizamos Google Drive como gestor documental, y hemos descubierto la funcionalidad de las versiones y demás, ¿sería posible utilizar el control de versiones de los documentos de Google y para certificarnos en ISO y de esta forma eliminar las tipicas carpetas de old y copiar que pululan por todo el repositorio? Lo que haría es crear un procedimiento para el control de los documentos y los registros para que una vez aprobado toda la documentación generada se controle según lo indicado. Cómo les genero un código? Me pidieron que anotara en la descripción de los procedimientos la ruta donde se encuentran los documentos del procedimiento. FLUJOGRAMAS 1.1. Admite tus cargas de trabajo de máximo rendimiento. No obstante, deben mantener operativa esta herramienta de acuerdo con los procedimientos establecidos, así como supervisar y actualizar los elementos. 1.- Objeto y Ámbito de aplicación En este documento se definen los distintos significados que tiene para la empresa el términoIndicencia , así como el modo de gestionarla (detección, registro, elección de la corrección, etc). Hay que decir dónde se almacenan o archivan los registros, el tiempo y la forma de identificación dependen de cada uno de los registros. Buenos días,Cuando se distribuye un documento, el manual de calidad por ejemplo, será copia controlada cuando es obligatorio que el receptor del documento disponga siempre de la versión actualizada del mismo, es decir, que ante cualquier cambio tenemos que ir a retirar la copia obsoleta y entregar la nueva versión.

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